מה לצפות מספק גיבוי ל- Office 365?

שלוש סיבות לכך שהנתונים שלכם ב-Office 365 אינם בטוחים כמו שאתם חושבים:

1. רגולציה

ארגונים רבים כפופים לתקנות חמורות לגבי שמירת הודעות דואר אלקטרוני ומסמכים, שאי ציות להם עלול להוביל לקנסות יקרים ואף גרוע מכך. כברירת מחדל, נתונים הנמחקים מ-Office 365 אינם ניתנים לשחזור לאחר שחלפו 30 יום. זמני שמירה ארוכים יותר אפשריים רק במהדורות יקרות יותר של Office 365. ואם המינוי שלכם ל-Office 365 יתבטל מתישהו, כל המידע שלכם יימחק כעבור 90 יום. עותקי גיבוי משלכם לנתוני Office 365 יבטיחו שתוכלו לציית להוראות הרגולציה ללא קשר למהדורת Office 365 שברשותכם או אם המינוי שלכם בוטל.

2. חבות כספית

תנאי השירות של Office 365 מגבילים כיום את החבות הכספית של Microsoft ל-5,000 דולר או לדמי המינוי ששילמתם ב-12 החודשים האחרונים, במקרה שקרה משהו לנתונים שלכם – בהנחה שתוכלו להוכיח שזה קרה באשמתה של Microsoft. לעומת זאת, החבות שאתם עלולים לעמוד בפניה אם נתוני Office 365 יאבדו לכם עלולה להיות אינסופית. לנוכח רמת הסיכון שבה אתם נושאים, הנוהג הזהיר הוא לשמור עותק של נתוני גיבוי עבור Office 365 במקום מאובטח שאינו קשור ל-Microsoft.

3. זכויות ביקורת

תנאי השירות של Office 365 אינם מקנים לכם זכויות ביקורת (Audit) כלשהן. זו עלולה להיות בעיה אם, כחלק מביקורת שרשות כלשהי מבצעת אצלכם, אתם נדרשים להראות את המיקום הפיזי שבו שמורים הנתונים שלכם. שמירת עותק גיבוי של נתוני Office 365 במקום מאובטח, שאתם יכולים לבצע בו ביקורות משלכם, יכולה להיות דרך קבילה לעקוף את הבעיה.


גיבוי ושחזור Office 365 - קחו שליטה על הגנת המידעכמו בכל פיתוח טכנולוגי, קיימים אמצעים שיש להפעילם כדי לוודא שהמידע הנמצא בענן יישאר בטוח, מאובטח, ואמין. שירותי SaaS צוברים פופולריות רבה כשיטת גיבוי מועדפת עבור אופיס 365 ופלטפורמות ענן אחרות. אף שהספקים המובילים של שירותים אלו מציעים מאפיינים בסיסיים דומים מאוד ותמחור דומה, קיימים הבדלים משמעותיים ביניהם. הבדלים אלו יכולים להשפיע על רמת השירות שיקבל עסק מסוים. מסיבה זו, הם מחייבים בחינה מדוקדקת לפני שמתחייבים לשירות אחד מסוים. בסופו של דבר, שירות הגיבוי ענן-לענן הטוב ביותר לארגון יהיה זה שמתאים בצורה הטובה ביותר לצרכיו היום, וכזה שיכול להתפתח בהתאם לדרישותיו בעתיד.

אם תסתכלו על שלושת פתרונות הגיבוי המובילים בשיטת ענן-לענן עבור Office 365, תגלו שיש להם מאפיינים משותפים רבים. כולם מספקים גיבוי אוטומטי עם אבטחת נתונים חסינה ותקופת ניסיון חינם. בנוסף, לכולם יש תכניות תמחור דומות ותנאי שימוש דומים. אולם מעבר לכך, השירותים יכולים להיות שונים מאוד מבחינת קלות השימוש, מאפייני ניהול הנתונים, וחזון המוצר שינחה את הפיתוח שלהם בעתיד. לעתים קשה לזהות את ההבדלים הללו והערכתם גוזלת זמן.

מסיבה זו אנו מביאים לפניכם רשימת שאלות תמציתיות שיסייעו לכם להבדיל בין ההצעות ולקבוע איזו מהן תתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים של ארגונכם:

מהי תדירות הגיבוי?

השירותים נבדלים זה מזה מבחינת תדירות הגיבויים שהם מציעים לפני שייגבו מכם חיובים נוספים. חיובים נוספים אלו ייגרמו בדרך כלל מחריגה ממגבלת הבקשות ל-API של Office 365. שירות Office 365 קובע הגבלה על מספר הפעמים ששירות הגיבוי יכול להפנות בקשה (call) ל-API שלו מבלי לגרום לחיוב נוסף.

כמה קל לחפש בנתוני הגיבוי?

כל שירות נוקט גישה שונה במקצת לחיפוש. התוצאה היא שהספקים משתמשים בממשקי חיפוש שונים, שיכולים להשפיע הן על קלות החיפוש והן על מהירותו.

כמה קל לשחזר נתונים מהגיבוי?

אם איבדתם נתונים, חשוב שתוכלו לבצע שחזור מהר ובקלות. האם הנתונים ישוחזרו במדויק כפי שהיו לפני האובדן, או שהעיצוב ילך לאיבוד בדרך? כמה שליטה תהיה לכם על מה לשחזר? לדוגמה, האם תוכלו להגדיר רשומות בודדות לשחזור, או חשבונות משתמש שלמים?

מהו סוג תצוגת הנתונים שתקבלו?

גיבוי ענן מקנה יתרון נוסף: הוא מספק למנהלי IT הזדמנות לנתח את הנתונים המגובים. בדקו איזה סוג של כלי הצגת נתונים תקבלו, וכמה קל להשתמש בהם.

כיצד מוגן הגיבוי משגיאות משתמש?

ידוע שאחד הגורמים העיקריים לאובדן נתונים בענן הוא שגיאות של משתמשים או פעילות זדונית. ההיגיון אומר שזה חל גם על שירות הגיבוי שלכם. האם משתמש יכול למחוק נתונים מגובים דרך ממשק מקוון?

האם הספק הספציפי מתמחה בשירות לצרכים עסקיים?

צרכים של משתמשים פרטיים וחברות קטנות יכולים להיות שונים מאוד מאלו של ארגונים גדולים. האם השירות נועד לאנשים פרטיים ובתי עסק קטנים? האם הוא מתמקד בלעדית על צרכים של ארגונים בגודל בינוני עד גדול? האם הוא שירות "כל-בו" שמשרת את כל סוגי המשתמשים? מובן שהבחירה הטובה ביותר תהיה בשירות המתמחה בצרכים הספציפיים של ארגונכם. ודאו שהשירות שבחרתם מתמקד בארגונים בגודל שלכם.

האם ניתן לגבות נתונים גם באתר החברה?

קשה לנהל נתונים השוכנים בשרתים שונים. מסיבה זו, ספקים מסוימים מגבים נתונים גם באתר הלקוח, בנוסף לנתוני Office 365 של ארגונכם. ריכוז סוגים שונים של נתונים במקום אחד יכול להקל מאוד על חיפושים, קבלת מבט כללי על המידע, ודיווח על משימות. הרלוונטיות של נושא זה תגדל ככל שארגונים יסתמכו יותר על שירותי ענן.

האם הספק מגבה שירותים אחרים בענן?

מחקר שנעשה לאחרונה על ידי מגזין "פורבס" הגיע למסקנה שההצטרפות למחשוב ענן תגדל ב-36% עד תחילת 2020. אם החברה שלכם עובדת עם Office 365 היום, יש סיכוי טוב שאתם משתמשים בשירותי ענן נוספים או שתעשו זאת בעתיד הקרוב. יש היגיון להשתמש בספק יחיד כדי לגבות שירותי ענן מרובים. אך זה נכון, רק אם הספק שבו בחרתם מספק ממשק יחיד המציע חיפוש, פיקוח ודיווח משולבים בצורה חלקה, עבור כל שירותי הענן השונים. אז חפשו ספק גיבוי ענן-לענן שלכל הפחות מתכנן לכסות כמה שירותי ענן שונים, ובדקו עד כמה פונקציות החיפוש, הסקירה והדיווח שלו פועלים בצורה חלקה ומשולבת במגוון פלטפורמות.

מהי תכנית הפיתוח של הספק לגבי הפלטפורמה?

גיבוי ענן לענן הוא קטגוריה חדשה יחסית, כך שאפשר לצפות שההצעות השונות ימשיכו להשתנות בשנים הבאות. היופי ב-SaaS הוא שהשדרוגים אוטומטיים, כך שהמוצר משתפר כל הזמן. כך לפחות בתיאוריה. בדקו שתכניותיו של הספק לפלטפורמה תואמות את הצרכים שאתם צופים לגבי עצמכם. האם הוא יוכל לגבות שירותי ענן שונים? האם הוא יכול באותו ממשק משתמש לגבות גם נתונים שנמצאים באתר שלכם ולא בענן? האם הפונקציות הבסיסיות יעבדו בפלטפורמות שונות כמו בפלטפורמה יחידה? עד כמה ערוך הפתרון שלו לטכנולוגיות עתידיות?