מהן הסיבות לגיבוי Office 365?

מידע Office 365 בארגון שלכם אינו מוגן ללא גיבויאנשים מוחקים נתונים. רוב הזמן בטעות, לפעמים בכוונה. 75% מאובדן הנתונים נגרם מכך שאנשים מוחקים תוכן, ו-32% מהחברות יעברו אירוע של אובדן נתונים. משמע, שאפילו בענן, אנשי ה-IT יאלצו להקדיש זמן רב כדי לעזור ללקוחות לחזור למסלול. ללא פתרון גיבוי עבור Office 365 בענן, משתמשים חסרים את המרכיב הבסיסי של הגנה על מידע להשלמת המנגנונים הבסיסיים של Office 365.

יש לזכור שלמרות שהארגון מעביר את האחריות לניהול הדוא"ל ושאר יישומי ה-Office לחברת Microsoft, האחריות על ההגנה על הנתונים נשארת של מנהל ה-IT בארגונכם!

פתרון Microsoft Office 365 היא כיום חבילת היישומים העסקיים (Business Productivity) הנפוצה ביותר. למעלה מ-23 מיליון משתמשים ברחבי העולם משתמשים כיום ב-Office 365. עם אופיס 365 ניתן לעבוד באופן מקוון, לשתף קבצים וגיליונות עבודה, ולעבוד מהבית או ממכשיר נייד. זהו הענן העסקי המושלם. אך מה קורה בתחום הגיבוי והשחזור, ומהי מדיניות שמירת המסמכים של Office 365?

Microsoft Office 365 מאפשר לכם לעבוד בכל מקום, בכל זמן, ללא הצורך לתחזק תשתית דואר אלקטרוני משלכם. הוא גם נותן לכם דרך מצוינת להפחית למינימום את הצורך של ארגונכם במשאבי מחשוב וניהול עבור נושא זה, ומפנה את משאבי ה-IT של הארגון למשימות אחרות. אף ש- Microsoft לוקחת על עצמה חלק ניכר מאחריות הניהול, אין בכך כדי להחליף את הצורך בגיבוי נתוני הדוא"ל שלכם. בהיעדר פתרון גיבוי עבור Office 365, אם ניתן לשחזר את הנתונים כלל, זה יכול לקחת עד שש שעות מהנדס כדי לשחזר קובץ יחיד או הודעת דוא"ל יחידה. והעלות שתידרש כדי לשחזר תיקייה שלמה או תיבת דואר שלמה יכולה להיות בלתי צפויה (אם בכלל ניתן יהיה לשחזר במצב כזה). מאובדן הפרודוקטיביות ועד עלויות ה-IT, שחזור יחיד יכול להיות יקר יותר משנה שלמה של פתרון גיבוי.

מלכתחילה חשוב לציין ש- Office 365 מציע יכולות פנימיות להגנה על מידע ונתונים. תכנית Microsoft Online Services מספקת הסכמי רמת שירות (SLA) טובים וערבה לזמינות המערכת ב-99.9% מהזמן. אמנם Office 365 מביא את כוחו של Microsoft Office לענן, אך הוא גם משלב יסוד של סיכון בלתי רצוי. מה שחסר ב- Office 365 הוא תהליך גיבוי יומי והעברה לארכיון, הדרוש לכם כדי לשחזר נתונים לאחר שהוסרו ידנית או אוטומטית מסל המיחזור. כאשר מוסיפים למשוואה את הפוטנציאל של פעילות זדונית או השחתת נתונים הנגרמת מצד שלישי, מתברר כי נתוני Office 365 עלולים ללכת לאיבוד בטעות, ללא סיכוי לחזור!

חברת Microsoft מכסה את הסיבות הנפוצות להשבתת יישומים, כמו הפסקות חשמל במרכז הנתונים. עם מאגר המשאבים האינסופי שלה, Microsoft מתגאה ביכולתה להחזיק מספר רב של מרכזי נתונים בפריסה כלל-עולמית, המארחים ארכיטקטורה של רשתות יתירות. אם יש הפסקת חשמל במרכז נתונים אחד, מרכז אחר יכול לפעול כגיבוי.

הטכנולוגיה הידועה כקבוצת זמינות של מסד נתונים (DAG) מבית Microsoft מגינה על נתוני תיבת הדואר של Exchange Online ומבטיחה שתוכלו לגשת לנתונים שלכם בכל זמן שתזדקקו לכך. יתר על כן, חבילות Office 365 לעסקים (E3 ו-E4) כוללות מניעת אובדן נתונים (DLP) ויכולות eDiscover כדי להבטיח שעסקים ימשיכו לציית לתקנות הרגולציה.

חברת Microsoft מציעה הגנה מפני כל תקרית העלולה לקרות במרכזי הנתונים שלה. אך היא לא חסינה מתקריות אחרות:

  • כאשר משתמש מוחק קובץ Office 365 בטעות ולאחר מכן סוגר את היישום.
  • עובד ממורמר משמיד בכוונה מידע מסוים שהיה מועיל לחברה.
  • מישהו מצליח להיכנס ללא הרשאה לנתוני החברה ומוחק קבצים.
  • מישהו מסנכרן בטעות מידע מהטלפון הסלולרי שלו למערכת ובכך משבש את כל המידע הנמצא לדוגמא באנשי קשר או יומנים.
  • מנהל המערכת בטעות מוחק משתמש או עובד שעוזב.
  • מקרה שבו הארגון רוצה לראות איך נראתה תיבה של עובד בתאריך מסוים.
  • ועוד מקרים רבים שההגנה הבסיסית שחברת Microsoft מספקת אינה עונה על צרכי הארגון.

כפי שאנו רואים, ל-Office 365 יש יכולות גיבוי ושחזור טובות. אך כל עבודת השחזור הזו יכולה להיות תובענית מבחינת זמן ומשאבים של אנשי ה-IT. הסטטיסטיקה מראה שאובדן נתונים מעכב את פעולות הליבה של עסקים וגוזל זמן מהנדסים יקר. מחקר מ-2014 של המועצה למוכנות להתאוששות מאסון הראה כי 25% מהמשיבים סברו שמאמצי שחזור מידע גזלו זמן יקר מהעובדים והדבר השפיע על העסק. משום כך, חברות רבות בוחרות להשתמש במקור חיצוני המספק התאוששות מאסון כשירות, כיוון שהן מעדיפות להפקיד את העניין בידי מקצוענים. כשהצוות עובד על מערכת חדשה כדי להקל על חיי העובדים זהו מצב מובן, אך המצב שונה מאוד כשהם נאלצים לחפור בתיבות הדואר של Exchange Online כדי לאתר הודעות אבודות. יש עלות שמתבטאת בפרודוקטיביות, והיא תצטבר לאורך זמן. ככל שיש יותר אופציות לגיבוי בענן, כך יש יותר שקט נפשי. בסופו של דבר, ההגנה הטובה ביותר היא חינוך העובדים, מניעה, ופתרון יציב של גיבוי ושחזור ליישומי ענן. יישומי גיבוי ענן של צד שלישי יציעו פתרונות מסוג "הגדר ושכח", שיישמרו על נתוני ה-SaaS שלכם מפני כל סוג של אסון.

לפניכם סקירה כללית של יכולות הגיבוי והשחזור של Office 365 והאפשרויות שיעמדו בפניכם במקרה שתאבדו או תמחקו קובץ או תיקייה ב-Office 365:

מדיניות שמירת המסמכים של Office 365

פתרון Office 365 ממנף את Exchange Online כדי לספק למשתמשים דואר אלקטרוני, ומשתמשי המערכת ייהנו מאותן יכולות גיבוי ושחזור שהיו להם בגיבוי Exchange שנעשה באתר הלקוח. המשתמשים יוכלו להיכנס לתיבות הדואר שלהם, לחפש את התיקייה "פריטים שנמחקו", ושם יוכלו לבדוק את ההודעות שהם רוצים לשחזר.

לא תוכלו למצוא פריטים שנמחקו לצמיתות בתיקיית "פריטים שנמחקו". תוכלו למצוא אותם בתיקייה "פריטים הניתנים לשחזור". שימו לב גם, שעשויים להיות כללים לשמירת התיקייה "פריטים שנמחקו". הודעות יכולות להישמר למשך 30 יום או יותר, בהתאם להגדרות שקבע מנהל המערכת שלכם.

מדיניות שמירה לתיקייה "פריטים שנמחקו"

התיקייה "פריטים שנמחקו" ב-Office 365 כפופה למדיניות השמירה של Microsoft המוגדרת כברירת מחדל. משמע, שכברירת מחדל, פריטים שנמחקו יישמרו למשך 30 יום בלבד. עם זאת, מנהלי המערכת יכולים לשנות את מדיניות השמירה בהתאם לצרכים הספציפיים של הלקוח. מנהל המערכת של Office 365 בארגונכם יכול לעשות זאת על ידי שינוי מדיניות ה-MRM המוגדרת כברירת מחדל. מנהל המערכת יכול לשנות את מדיניות ה-MRM כך שפריטים יישמרו למשך 7 ימים, או 30 יום, שנה, חמש שנים או אחר, בהתאם לצרכיו של הארגון.

התיקייה "פריטים הניתנים לשחזור" ב-Office 365

מנהל המערכת של Exchange יכול לשחזר תיק שנמחק מתוך חשבון Outlook או מ-Outlook Web App (OWA). אחד הדברים שצריך לזכור הוא שרק מנהלי מערכת גלובליים של Office 365 בעלי הרשאות eDiscovery רשאים לשחזר פריטים שנמחקו מתיבות הדואר של משתמשים.

עליכם לגבות את נתוני הדוא"ל של Office 365 בצורה בטוחה בסביבה שלכם ממגוון סיבות. הסיבה החשובה ביותר – למען השקט הנפשי שלכם, מכך שתדעו שבמקרה הצורך תוכלו לשחזר את נתוני המשתמשים שלכם. ללא גיבוי הנתונים, שחזור הודעות דוא"ל מסיבות רגולטוריות או לצורכי ציות לתקנות וחוקים יכול להיות עניין יקר וגוזל זמן (במידה ויצליח), ובסופו של דבר לגרום להפרעה משמעותית לתפקוד הרגיל של העסק. דרישות רגולציה הם סיבה חשובה נוספת לצורך בגיבוי Office 365. עם גיבוי של Office 365, תוכלו להחזיק בנתוני הדואר האלקטרוני שלכם כל עוד תזדקקו להם – אפילו אם זה אומר "לנצח".

אז תחילה, תצטרכו להפעיל הרשאות eDiscovery. אפילו עם הרשאות אלו, Microsoft מזהירה כי שחזור פריטים מתוך תיבת דואר של Exchange Online יכולה לקחת זמן-מה (20 עד 30 דקות), בהתאם לכמות הפריטים שאתם מנסים לשחזר.

מרגע שמוחקים הודעה, היא נשמרת בתיקייה "פריטים שנמחקו" - זה דומה לסל המיחזור של Outlook. אך מה אם הפריט כבר לא נמצא שם? עליכם לבדוק בתיקייה "פריטים הניתנים לשחזור". זוהי תיקייה מוסתרת שבה נמצאים כל הנתונים לאחר שהוסרו מהתיקייה "פריטים שנמחקו".


בעקבות הרשום מעלה, בדקנו עבורכם האם יש פתרונות לגיבוי שירותי Office 365. ישנם מספר תוכנות גיבוי אשר מאפשרות מדיניות גיבוי ויכולות שחזור של מידע הנשמר ב-Office 365. אחד הפתרונות הטובים והבשלים ביותר הוא של חברת Asigra המיוצגת בארץ על-ידי חברת 010 ובאמצעות שותפיה מציעה פתרונות להגנה על המידע של Office 365.