למה לגבות את ה- 365 שלי?

מידע Office 365 בארגון שלכם אינו מוגן ללא גיבויאנשים מוחקים נתונים. רוב הזמן בטעות, לפעמים בכוונה. 75% מאובדן הנתונים נגרם מכך שאנשים מוחקים תוכן, ו-32% מהחברות יעברו אירוע של אובדן נתונים. משמע, שאפילו בענן, אנשי ה- IT יאלצו להקדיש זמן רב כדי לעזור ללקוחות לחזור למסלול. ללא פתרון גיבוי עבור ה- 365, משתמשים חסרים את המרכיב הבסיסי של הגנה על מידע להשלמת המנגנונים הבסיסיים של אופיס 365.

יש לזכור שלמרות שהארגון מעביר את האחריות לניהול הדוא"ל ושאר יישומי האופיס לחברת מיקרוסופט, האחריות על ההגנה על הנתונים נשארת של מנהל ה- IT בארגונכם!

פתרון Microsoft Office 365 היא כיום חבילת היישומים העסקיים (Business Productivity) הנפוצה ביותר. מאות מיליוני משתמשים ברחבי העולם משתמשים כיום ב- Office 365. עם אופיס 365 ניתן לעבוד באופן מקוון, לשתף קבצים וגיליונות עבודה, ולעבוד מהבית או ממכשיר נייד. זהו הענן העסקי המושלם. אך מה קורה בתחום הגיבוי, ומהי מדיניות שמירת המסמכים של Office 365?

אופיס 365 מאפשר לכם לעבוד בכל מקום, בכל זמן, ללא הצורך לתחזק תשתית דואר אלקטרוני משלכם. הוא גם נותן לכם דרך מצוינת להפחית למינימום את הצורך של ארגונכם במשאבי מחשוב וניהול עבור נושא זה, ומפנה את משאבי ה-IT של הארגון למשימות אחרות. אף שמיקרוסופט לוקחת על עצמה חלק ניכר מאחריות הניהול, אין בכך כדי להחליף את הצורך בגיבוי נתוני הדוא"ל שלכם.

מלכתחילה חשוב לציין שאופיס 365 מציע יכולות פנימיות להגנה על מידע ונתונים. תכנית Microsoft Online Services מספקת הסכמי רמת שירות (SLA) טובים וערבה לזמינות המערכת ב-99.9% מהזמן. אמנם אופיס 365 מביא את כוחו של Microsoft Office לענן, אך הוא גם משלב יסוד של סיכון בלתי רצוי. מה שחסר באופיס 365 הוא תהליך גיבוי יומי, הדרוש לכם כדי לשחזר נתונים לאחר שהוסרו ידנית או אוטומטית מסל המיחזור. כאשר מוסיפים למשוואה את הפוטנציאל של פעילות זדונית או השחתת נתונים הנגרמת מצד שלישי, מתברר כי נתוני אופיס 365 עלולים ללכת לאיבוד בטעות, ללא סיכוי לחזור!

חברת מיקרוסופט מכסה את הסיבות הנפוצות להשבתת יישומים, כמו הפסקות חשמל במרכז הנתונים. עם מאגר המשאבים האינסופי שלה, מתגאה מירוסופט ביכולתה להחזיק מספר רב של מרכזי נתונים בפריסה כלל עולמית, המארחים ארכיטקטורה של רשתות יתירות. אם יש הפסקת חשמל במרכז נתונים אחד, מרכז אחר יכול לפעול כגיבוי.

הטכנולוגיה הידועה כקבוצת זמינות של מסד נתונים (DAG) מבית Microsoft מגינה על נתוני תיבת הדואר של Exchange Online ומבטיחה שתוכלו לגשת לנתונים שלכם בכל זמן שתזדקקו לכך. יתר על כן, חבילות אופיס 365 לעסקים (E3 ו- E4) כוללות מניעת אובדן נתונים (DLP) ויכולות eDiscover כדי להבטיח שעסקים ימשיכו לציית לתקנות הרגולציה.

חברת מיקרוסופט מציעה הגנה מפני כל תקרית העלולה לקרות במרכזי הנתונים שלה. אך היא לא חסינה מתקריות אחרות:

  • כאשר משתמש מוחק קובץ אופיס 365 בטעות ולאחר מכן סוגר את היישום.
  • עובד ממורמר משמיד בכוונה מידע מסוים שהיה מועיל לחברה.
  • מישהו מצליח להיכנס ללא הרשאה לנתוני החברה ומוחק קבצים.
  • מישהו מסנכרן בטעות מידע מהטלפון הסלולרי שלו למערכת ובכך משבש את כל המידע הנמצא לדוגמא באנשי קשר או יומנים.
  • מנהל המערכת בטעות מוחק משתמש או עובד שעוזב.
  • מקרה שבו הארגון רוצה לראות איך נראתה תיבה של עובד בתאריך מסוים.
  • ועוד מקרים רבים שההגנה הבסיסית שחברת מיקרוסופט מספקת אינה עונה על צרכי הארגון.

לפניכם סקירה כללית של יכולות הגיבוי והשחזור של אופיס 365 והאפשרויות שיעמדו בפניכם במקרה שתאבדו או תמחקו קובץ או תיקייה באופיס 365:

מדיניות שמירת המסמכים של אופיס 365

פתרון אופיס 365 ממנף את Exchange Online כדי לספק למשתמשים דואר אלקטרוני, ומשתמשי המערכת ייהנו מאותן יכולות גיבוי ושחזור שהיו להם בגיבוי Exchange שנעשה באתר הלקוח. המשתמשים יוכלו להיכנס לתיבות הדואר שלהם, לחפש את התיקייה "פריטים שנמחקו", ושם יוכלו לבדוק את ההודעות שהם רוצים לשחזר.

לא תוכלו למצוא פריטים שנמחקו לצמיתות בתיקיית "פריטים שנמחקו". תוכלו למצוא אותם בתיקייה "פריטים הניתנים לשחזור". שימו לב גם, שעשויים להיות כללים לשמירת התיקייה "פריטים שנמחקו". הודעות יכולות להישמר למשך 30 יום או יותר, בהתאם להגדרות שקבע מנהל המערכת שלכם.

מדיניות שמירה לתיקייה "פריטים שנמחקו"

התיקייה "פריטים שנמחקו" ב- 365 כפופה למדיניות השמירה של מיקרוסופט המוגדרת כברירת מחדל. משמע, שכברירת מחדל, פריטים שנמחקו יישמרו למשך 30 יום בלבד. עם זאת, מנהלי המערכת יכולים לשנות את מדיניות השמירה בהתאם לצרכים הספציפיים של הלקוח. מנהל המערכת של אופיס 365 בארגונכם יכול לעשות זאת על ידי שינוי מדיניות ה- MRM המוגדרת כברירת מחדל. מנהל המערכת יכול לשנות את מדיניות ה- MRM כך שפריטים יישמרו למשך 7 ימים, או 30 יום, שנה, חמש שנים או אחר, בהתאם לצרכיו של הארגון.

התיקייה "פריטים הניתנים לשחזור" באופיס 365

מנהל המערכת של Exchange יכול לשחזר תיק שנמחק מתוך חשבון Outlook או מ- Outlook Web App (OWA). אחד הדברים שצריך לזכור הוא שרק מנהלי מערכת גלובליים של אופיס 365 בעלי הרשאות eDiscovery רשאים לשחזר פריטים שנמחקו מתיבות הדואר של משתמשים.

אז תחילה, תצטרכו להפעיל הרשאות eDiscovery. אפילו עם הרשאות אלו, מזהירה מיקרוסופט כי שחזור פריטים מתוך תיבת דואר של Exchange Online יכולה לקחת זמן מה (20 עד 30 דקות), בהתאם לכמות הפריטים שאתם מנסים לשחזר.

מרגע שמוחקים הודעה, היא נשמרת בתיקייה "פריטים שנמחקו" - זה דומה לסל המיחזור של Outlook. אך מה אם הפריט כבר לא נמצא שם? עליכם לבדוק בתיקייה "פריטים הניתנים לשחזור". זוהי תיקייה מוסתרת שבה נמצאים כל הנתונים לאחר שהוסרו מהתיקייה "פריטים שנמחקו".

עליכם לגבות את נתוני הדוא"ל של אופיס 365 בצורה בטוחה בסביבה שלכם ממגוון סיבות. הסיבה החשובה ביותר - למען השקט הנפשי שלכם, מכך שתדעו שבמקרה הצורך תוכלו לשחזר את נתוני המשתמשים שלכם. ללא גיבוי הנתונים, שחזור הודעות דוא"ל מסיבות רגולטוריות או לצורכי ציות לתקנות וחוקים יכול להיות עניין יקר וגוזל זמן (במידה ויצליח), ובסופו של דבר לגרום להפרעה משמעותית לתפקוד הרגיל של העסק. דרישות רגולציה הם סיבה חשובה נוספת לצורך בגיבוי אופיס 365. עם גיבוי של אופיס 365, תוכלו להחזיק בנתוני הדואר האלקטרוני שלכם כל עוד תזדקקו להם - אפילו אם זה אומר "לנצח".

החל מ- 15 ₪ לחודש / משתמש